钉钉部署培训:ISO、GMP、GSP等体系应用线上系统的关键点

大家好,我们今天一起看看所谓的ISO、GMP、GSP等体系部分表单线上化的关键点在哪里?

首先,有人说文件表单编号和版本的控制比较麻烦,表单一定要用编号吗?版本呢?是这个问题不好控制吗?

这个问题困扰那个年代做体系专员时很多年,为什么呢,当时就一股脑的以为表单就一定要有文件编号和版本号,这其实并不是一个错误的意识,但同时也给工作带来了不少困扰,一年文件变更单无数张,没几张有实质作用的,为什么呢?每一种体系老师过来时,看文件变更时都一看是表格变更,看都不看,直接说,找个产品变更的,例如结构、零件或者图纸等变更的,呜呜呜,原来作为体系管理,核心不是玩转这些单据,而是内容。

这下大家理解我们说的重点了吧,给您一张变更单,不是一天变更一些表格用的,而是变更产品用的。哈哈,是不是觉得经常搞些没太大用的事情。确实,后来咨询了不少体系老师,大家对表格都不是很关注,而且在所有的文件管理体系要求中都是说,所有的文件版本和标记可以不包括四级文件,这意思就是说表单本身版本不用控制。

因此最后得到一些经验,四级表单,也就是我们用在钉钉上这些表单,编号有个是好事,但版本真心没有必要了。不要太放肆,作为特种行业时,有没有编号和版本都不管您,但法规的规定可能会让记录至少包括某些内容,例如器械行业,要求,采购记录、生产记录、销售记录,至少应该包括……,那么无论您使用什么来做,都需要先满足法规要求。所以对于特殊行业来说,内容才是重点。

第二,体系上线表单,还应有特别的要求吗?这很关键,注意,15年后,大部分体系标准,都让做体系软件控制程序,主要就是控制新时代的移动表单的。首先,您使用的软件是否满足要求,其次,满足要求后,是否有固定的人员维护,再次,如何修订表单,如何保持记录,如何控制保持记录。这些都是体系标准的要求。当然我们重点强调特殊行业,例如药品和器械行业,不要轻易用无纸化办公,如果使用,请注意,体系软件控制程序是否完善,评审的表单是否齐全,满足要求后,维护记录版本算是次级重要,保持记录是一级,您是如何防止记录丢失,比如被人删除,或者说保证这些记录可保存5年、10年或者永久性保存的。这里百知巴巴建议大家在特殊行业中,如果使用就应该在体系软件控制中规定,必须打印记录,谁负责打印记录。如何让打印记录能得到保证。这是一个技术问题,可以通过“是否已打印”来进行控制。

第三,做出来的系统要干净,企业的行事也要干净。每天都在哪里为了满足体系要求,编撰记录的地方,不用考虑,任何系统无法满足您的要求,因为像钉钉系统这些无法更改时间,发起人时间是无法更改的,所以就不要考虑。想要使用钉钉系统来做体系管理的,必须是务实,实打实的做事情,弄虚作假的地方,就不要学习这么多,学习了,估计也用不上。

以上三个方面,如果满足,恭喜您,您可以考虑体系上线管理。

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